Eine Spese kann manuell oder automatisch erkannt werden (die automatische Erkennung können Sie im Konfigurationsdialog konfigurieren, siehe auch AiConnector: Installation und Konfiguration).
Um eine Spese manuell zu erkennen, laden Sie für diese ein Belegbild nach Vertec (Rechtsklick auf das Belegbild und "Bild laden..." wählen). Anschließend können Sie im Kontextmenü der Spese den Punkt "Spese erkennen" manuell auslösen:
Es werden die folgenden Felder automatisch erkannt:
Bitte beachten Sie, dass durch die Erkennung des Datums die Spese durch Vertec in die Vergangenheit geschoben werden kann.
Spesenbelege müssen nur noch in der Phone App wie gewohnt erfasst werden (ggf. Projekt/Phase auswählen und Bild hinzufügen). Die automatische Spesenbelegerkennung kümmert sich innerhalb weniger Minuten um den Rest. Wichtig ist, dass Sie die automatische Spesenerkennung aktiviert haben (siehe auch AiConnector: Installation und Konfiguration).
Um eine Eingangsrechnung zu erkennen, erzeugen Sie in Vertec eine neue Eingangsrechnung (Kreditor). Benutzen Sie nun den Button "Dokument hochladen/erkennen":
Nach dem erfolgreichen Hochladen des Belegbildes erscheint ein Dialog. In diesem können Sie die Seiten bestimmen, in welchen nach Rechnungsdaten gesucht werden soll. Im Normalfall sind dies nur die ersten Seiten, denn weitere Anlagen wie Spesenbelege oder Leistungsnachweise sollen nicht erkannt werden:
Nach der erfolgreichen Erkennung erscheint ein Dialog mit den erkannten Werten. Sie können hier mit Checkboxen bestimmten, welche Daten nach Vertec übertragen werden sollen. Der AiConnector kann dabei die folgenden Tätigkeiten für Sie abnehmen:
Falls Sie Eingangsrechnungen erhalten, die weitere Spesenbelege enthalten und Sie diese an Kunden weiterverrechnen möchten, können Sie diese Spesen mit Hilfe der Funktion "Angehängte Spesen erkennen" erkennen und ebenfalls mit der Eingangsrechnung verknüpfen.
Wählen Sie dazu den Button "Angehängte Spesen erkennen" auf der Eingangsrechnung:
Es erscheint folgender Dialog, in welchem Sie die Startseite der zusätzlichen Belege angeben können:
Nach Erkennung der zusätzlichen Spesen werden diese mit der Eingangsrechnung verknüpft.
