Tempowerk: Vertec schafft einheitliche Software-Strukturen in einem Technologiezentrum

Herausforderungen

• Ablösung mehrerer Geschäftslösungen und Vereinheitlichung in einer neuen Gesamtlösung
• Anbindung von Fremdsysteme durch Schnittstellen

Nutzen

• Automatisierung der monatlichen Rechnungsstellung
• Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse
• Automatisierte Erstellung von Check-In und Check-Out-Aufgabenlisten

Das TEMPOWERK Hamburg nutzt Vertec für die kaufmännische Verwaltung seines Technologiezentrums im Süden Hamburgs.

Das TEMPOWERK in Hamburg-Harburg ist ein traditionsreicher Ort: Wurden dort in den 1930er Jahren noch dreirädrige Tempowagen, also kleine Lastwagen auf drei Rädern, gefertigt, findet sich hier heutzutage ein Meilenstein moderner Industrie: Ein Technologie- und Konferenzzentrum, in dem rund 800 Menschen in mehr als 100 kleinen und mittleren technologieorientierten Unternehmen arbeiten. Das TEMPOWERK verbindet in seinem Kern die Geschichte des Ortes mit den Ideen der Zukunft.

Herausforderungen eines Technologiezentrums

Ein komplettes Technologiezentrum zu managen, stellt nicht nur hohe Anforderungen an die IT. Es warten auch andere grosse Herausforderungen: So müssen Mietverträge und Räume verwaltet werden, Reparaturen und Wartungen fallen an, mitunter kommt es zu baulichen Veränderungen an Mieteinheiten, zudem müssen Sensoren für die Nebenkostenabrechnung abgelesen werden. Hinzukommen Mieterwechsel, das Durchführen von Veranstaltungen oder die strategische Erweiterung des Technologiezentrums.

Historisch gewachsen setzte das Tempowerk zunächst auf eine Vielzahl kleiner Insellösungen, die jedoch keine Gesamtlösung bildeten. Dies verlangsamte den Datenfluss und bot gleichzeitig Potenzial zur Optimierung. Als beim TEMPOWERK in 2020 ein eigenes Rechenzentrum unter Einsatz von Nutanix errichtet wurde, lag die Suche nach einer neuen Software-Lösung nahe. Seither werden nämlich Serverressourcen für die eigenen Mieter als Dienstleistung angeboten. Die Abrechnung dieser Dienstleistung sollte automatisiert stattfinden, ließ sich aber nicht in die bestehenden Systeme integrieren.

Abschaffung von Insellösungen mit Vertec

Die CRM und ERP-Software Vertec stellte sich als ideale Lösungsplattform heraus, um die bestehenden Insellösungen und Medienbrüche abzuschaffen und um eine einheitliche Gesamtlösung zu implementieren. 

Das Management vom Tempowerk entschied sich für die Expertise des deutschen Vertriebspartners, der appGenerics GmbH mit Sitz in Röthenbach a.d. Pegnitz bei Nürnberg. Gemeinsam mit appGenerics wurde ein Prototyp entwickelt, der den Nutzen der Vertec-Geschäftslösung unter Beweis stellte.

«Ausschlaggebend bei der Entscheidung für das CRM und ERP-System von Vertec war die hohe Anpassbarkeit der Software, die es erst möglich machte, die verschiedenen vorhandenen Strukturen durch eine integrierte Lösung von Vertec abzulösen,» erläutert Frank Hauptlorenz, Geschäftsführer bei appGenerics.

Umsetzung in mehreren Schritten

Die Einführung erfolgte phasenweise. Im ersten Schritt wurde die Abrechnung von Servicedienstleistungen an die Mieter automatisiert. Hierbei galt es, Daten aus bestehenden Software-Strukturen auf Basis von Lexware und der ALCO Immobilien Software zu migrieren und über Schnittstellen an Vertec anzubinden.

Das Team rund um Mark Behr, Innovationsmanager bei TEMPOWERK, bietet dabei zusätzliche vielfältige Serviceleistungen. Diese beinhalten zum Beispiel den Empfang und die Bearbeitung von Post, IT- und Web-Services, Arbeitssicherheit, Kollaborationen, Veranstaltungsmanagement und Konferenzen, was ebenfalls die Einbindung diverser Fremdsysteme erfordert.

All diese Dienstleistungen und Prozesse generieren Informationen und Daten. Diese fließen in der CRM und ERP-Lösung von Vertec zusammen und werden dort monatlich abgerechnet. Nutzt ein Mieter das hauseigene Rechenzentrum, so werden dessen technische Nutzungsdaten (Arbeitsspeicher, CPU-Cores, Speicherplatz auf dem Server) ebenfalls auf Tagesbasis in die Vertec-Kundenakte eingespeist. Diese Werte werden dann auf der monatlichen Kundenrechnung ausgewiesen.

Hierfür wird das von appGenerics entwickelte Vertec Add-on MailMonkey verwendet. Alle Mieter erhalten mithilfe dieser Lösung ihre monatlichen Rechnungen vollständig automatisiert

Bei einem Mieterwechsel werden Mark Behr und sein Team durch automatisierte Check-In/bzw. Check-Out-Listen unterstützt. Diese kann das TEMPOWERK-Team selbstständig erweitern. Ein weiterer Vorteil von Vertec: Nicht jede Art von Änderung oder Erweiterung erfordert die Unterstützung eines Vertec Projektleiters. Vertec lässt sich auch in Eigenregie anpassen.

Das TEMPOWERK setzt zudem auf den Einsatz der Vertec Phone App. So kann auch mobil mit Vertec gearbeitet werden, wenn Mitarbeitende beispielsweise auf dem Gelände des Technologiezentrums unterwegs sind.

Damit ist jedoch das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. Vertec bietet noch mehr Raum zur Erweiterung. Aktuell wird daran gearbeitet, Sensorwerte von Strom- und Kälte/Wärmezähler aus den Gebäuden und Blockheizkraftwerken an Vertec anzubinden, sodass auch die Nebenkostenabrechnungen durch Vertec erstellt werden können.