REA Beratende Ingenieure GmbH: Vertec ermöglicht die komplexe Abrechnung gemäß HOAI

Herausforderungen

• Zusammenführung von zwei CRM- und ERP-Systemen
• Ablösung Drittsystem für Zeiterfassung
• Komplexe Migration aus alten Systemen

Nutzen

• Schnelle Inbetriebnahme
• CRM, ERP komplett in einem System
• Optimierung Zeiterfassung
• Abbildung komplexe Funktionalitäten gemäss HOAI

Als Ingenieurbüro für technische Gebäudeausrüstung sind die REA Ingenieure Partner bei der Planung, Betreuung und Objektüberwachung rund ums Thema Heizung, Lüftung, Sanitär sowie Elektrotechnik und Medientechnik.

Standort: Würzburg

Mit der Einführung von Vertec, sollten bei uns die CRM- und ERP-Daten aus zwei langjährig genutzten System zusammengeführt werden.

Alles in einem System

Zusätzlich sollte die Funktionalität der Arbeitszeiterfassung, die bisher in einer Drittapplikation abgebildet war, auch mit Vertec erfolgen, um die langwierige Abstimmung der Arbeitszeiterfassung mit der internen Stundenerfassung für unsere Mitarbeiter zu optimieren.
Wir haben bereits 2020 den Kontakt zur appGenerics GmbH, Herrn Hauptlorenz gesucht, da dieser uns seit 2013 bei der Einführung unseres CRM-Systems Julitec bekannt war.

Einführungsprojekt mit Daten aus CRM-System

Zu diesem Zeitpunkt war jedoch der Einsatz von Vertec nicht möglich, da 95 % unserer Aufträge nach HOAI abzurechnen sind. Erst als Vertec 2021 das Plug-in HOAI veröffentlichte, kam Herr Hauptlorenz auf uns zu, um uns die Möglichkeiten der Software näherzubringen. Wir sahen hier die Möglichkeit, unser Ziel einer einheitlichen CRM- und ERP-Lösung durch die Einführung von Vertec zu erreichen. Deshalb schlug uns Herr Hauptlorenz in einem ersten Step ein Einführungsprojekt mit sämtlichen Daten aus unserem CRM-System und der intensiven Tests der HOAI Funktionalität von Vertec vor.

Einfache Migration von 900.000 Historieneinträge/Dokumente und fast 30.000 Adressen

Durch den julitecMigrator von appGenerics war die Migration unserer Daten aus Julitec eine schnelle und einfach Angelegenheit. Wir haben über 900.000 Historieneinträge/Dokumente und fast 30.000 Adressen aus Julitec übernommen, auf die wir nun komfortabel aus Vertec zugreifen können. Dieses Projekt zeigte in den Tests, dass die sehr komplexen Funktionalitäten, die wir im Rahmen der HOAI-Verträge bei uns im Hause abzubilden haben, über die Funktionalität des Plug-ins hinausgingen. Nachdem wir diese jedoch durch die sehr anpassungsfähige Software Vertec und die hervorragende Programmkenntnis von Herrn Hauptlorenz lösen konnten, reifte bei uns die Entscheidung zukünftig auf Vertec zu setzen.

Die Wünsche im Einführungsprojekts mündeten in ein Lastenheft

Sämtliche, im Rahmen des Einführungsprojekts aufgetauchten Wünsche und Festlegungen mündeten in ein detailliert beschriebenes Lastenheft. Die Kosten- und Terminabschätzung bewegte sich in einem für uns akzeptablen Rahmen. So konnten wir dann im Januar 2022 die Entscheidung für Vertec fällen und die Software einschließlich der Datenübernahme und Anpassungsprogrammierung bestellen.

GoLive

Unser Ziel war es, den GoLive-Zeitpunkt vor den 30.07.2022 zu legen, da an diesem Zeitpunkt unsere ERP-Software abgekündigt war. Durch regelmäßige Abstimmungstermine per Teams und die detailliert beschriebene Umsetzung der Kundenanforderungen konnten wir die gemeinsam festgelegten Zwischentermine zielgenau erreichen.
Eine besondere Herausforderung für Herrn Hauptlorenz, war die Übernahme der Daten aus unserem Bestands-ERP-System. Die Beschreibung der Datenbank hierfür war nur rudimentär vorhanden, sodass in Zusammenarbeit zwischen unserer EDV und Herrn Hauptlorenz die Zusammenhänge mühsam erkundet und entwickelt werden mussten.

Testen der zusätzlichen Funktionalitäten

Aber auch die viel komplexere Übernahme der Daten aus unserem alten ERP-System in das neue Vertec HOAI Plug-in konnten wir im vorher festgelegten Zeitraum abschließen. Unsere Tests, die immer wieder mit den bereits zusätzlich umgesetzten Funktionalitäten und natürlich immer weiter vervollständigten Daten liefen, konnten immer so weit im Voraus laufen, dass unser gesetzten Endtermin eingehalten werden konnte. Wir haben das System zum 1. Juli für alle unsere Mitarbeiter in Betrieb genommen.

Der erste Nutzen mit Vertec

Am darauffolgenden Montag haben wir sowohl die Arbeitszeiterfassung als auch die Projektzeiterfassung aller Mitarbeiter in Vertec begonnen. Die erste Rechnung aus Vertec wurde ebenfalls an diesem Tag versandt. Das erste Angebot wurde dann am darauffolgenden Dienstag erstellt.

Wir haben in den Monaten danach immer noch Kleinigkeiten angepasst und verbessert, können aber mit Fug und Recht bestätigen, dass der Umstieg wie geplant vonstattenging. Der Kostenrahmen wurde nur durch einige zusätzliche Kundenwünsche geringfügig überschritten.

Wir können uns an dieser Stelle nur nochmals ganz herzlich für die kompetente, zeit- und kostenmäßig gelungenen Migration bei Herr Hauptlorenz bedanken.